ال او آی یا LOI مخفف عبارت Letter of Intent است و به معنای سند استعلام بها می‌باشد. این سند توسط خریدار برای فروشنده ارسال می‌شود تا نیازمندی‌ها و مشخصات محصول یا خدمت موردنظر را اعلام کند.
به کمک LOI، فروشنده متوجه می‌شود که خریدار چه خواسته‌هایی دارد و در صورت توافق، اقدام به تأمین آن می‌کند. نکته مهم این است که LOI تعهد قانونی برای هیچ‌یک از طرفین ایجاد نمی‌کند.
برای درک بهتر مفهوم LOI، به مثال زیر توجه کنید:
فرض کنید شما به عنوان مشتری قصد واردات از کشور چین را دارید. پس از یافتن تأمین‌کننده مناسب، باید اطلاعات دقیقی از نیاز خود به او ارائه دهید. به‌عنوان‌مثال، مشخص کنید جنس کالاها چگونه باشد، اندازه آن‌ها چقدر باشد، شرایط حمل‌ونقل به چه صورت انجام شود و روش پرداخت هزینه چگونه خواهد بود. تمامی این جزئیات در سند LOI قید می‌شود.
اطلاعات موجود در LOI
در LOI جزئیات و نیازمندی‌های خریدار به‌طور شفاف مشخص می‌شود تا فروشنده بتواند بر اساس آن‌ها اقدام کند. اطلاعاتی که باید در این سند درج شود، عبارت‌اند از:
- نام شرکت خریدار
- نام محصول
- مشخصات و آنالیز محصول
- تناژ و حجم مورد نیاز
- نحوه حمل‌ونقل
- کشور مقصد
- نحوه پرداخت یا تسویه‌حساب
- تاریخ تحویل کالا
- تعداد پارت‌های موردنظر برای دریافت محصول
چرا از سند استعلام بها در معامله استفاده می‌شود؟
چه به‌عنوان یک خریدار مستقل فعالیت کنید و چه نماینده یک شرکت باشید، استفاده از سند استعلام بها در معاملات تجاری ضروری است. این سند اهداف و نیازهای شما را به‌عنوان خریدار مشخص می‌کند و به فروشنده امکان می‌دهد تا با دقت و هماهنگی بیشتر نیازهای شما را برآورده کند.
هدف از LOI چیست؟
سند LOI می‌تواند برای اهداف مختلفی توسط طرفین معامله استفاده شود. پیش از نهایی شدن توافق، این سند به طرفین کمک می‌کند تا جزئیات و شرایط اساسی معامله را به‌صورت شفاف مشخص کنند. به‌طور کلی، اهداف اصلی LOI شامل موارد زیر است:
- تعیین هدف اصلی معامله
- مشخص کردن جزئیات معامله
- حفظ محرمانگی اطلاعات مربوط به استعلام بها
- تسهیل پیشرفت در کسب‌وکار
- کاهش خطر سوءتفاهم
- اطمینان از اجرای برنامه‌ها
- ایجاد مبنایی برای مذاکره بین خریدار و فروشنده
چه زمانی باید از LOI استفاده کرد؟
سند LOI زمانی باید مورد استفاده قرار گیرد که خریدار در مورد خرید خود تصمیم‌گیری کلی کرده و از هزینه تقریبی معامله آگاه باشد. این سند باید پیش از بررسی کالا و نهایی کردن خرید صادر شود.
برای جلوگیری از هرگونه سوءتفاهم، بهتر است پیش از ارسال LOI، خریدار و فروشنده به‌صورت شفاهی درباره شرایط معامله به توافق اولیه برسند. پس از اطمینان از عدم وجود اختلاف قیمتی، خریدار می‌تواند LOI را به فروشنده ارائه دهد.
مراحل کلی خرید در تجارت بین‌الملل:
- جستجوی شرکت تأمین‌کننده
- تحلیل مالی و ارزش‌گذاری
- ارسال استعلام بها (LOI)
- راستی‌آزمایی و بررسی‌های لازم
- تنظیم قرارداد خرید و فروش
- نهایی کردن و بستن قرارداد خرید
در نوشتن LOI به چه نکاتی باید توجه کرد؟
سند استعلام بها یا LOI، همان‌طور که اشاره شد، به دلایل مختلفی در معاملات تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای تدوین این سند، رعایت موارد زیر ضروری است:
۱. گیرندگان
LOI باید برای افرادی ارسال شود که در فرآیند معامله مسئولیت دارند. لازم است مشخص شود چه کسانی در محدوده این پیشنهاد خرید دخیل هستند. اگر قرار است دارایی مهمی از معامله حذف شود، باید به‌طور دقیق در سند ذکر شود.
۲. ماهیت LOI
سند LOI از لحاظ قانونی الزام‌آور نیست و تنها برای اطلاع‌رسانی به فروشنده در خصوص مقاصد خریدار تهیه می‌شود. همچنین، این سند باید محرمانه باقی بماند و اطلاعات آن فاش نشود.
۳. اطلاعات خریدار
اطلاعات خریدار در این سند باید به گونه‌ای نوشته شود که فروشنده اطمینان پیدا کند طرف معامله قابل اعتماد است و این قرارداد برای هر دو طرف سودمند خواهد بود.
۴. قیمت خرید
قیمت پیشنهادی و نحوه پرداخت باید به وضوح در LOI درج شود. همچنین، مواردی نظیر پرداخت تضمینی، وام‌های گرفته شده یا بدهی‌ها باید مشخص شوند.
۵. جدول زمانی
یک جدول زمانی دقیق برای مراحل خرید باید در LOI گنجانده شود. این جدول شامل اقداماتی مانند بررسی دقیق، توافقنامه‌های مربوطه، تهیه ترازنامه نهایی، مذاکرات قراردادهای کلیدی و دیگر مراحل مربوطه است.
۶. شرایط، نمایندگی‌ها و ضمانت‌ها
خریدار باید شرایط لازم برای نهایی شدن معامله را مشخص کند. همچنین، ضمانت‌هایی از فروشنده درخواست شود که تمامی اطلاعات ارائه‌شده دقیق بوده، دارایی‌های فهرست‌شده متعلق به شرکت است و هیچ اطلاعات مهمی مخفی نشده است.
۷. انحصاری بودن
در دوره‌ای مشخص (معمولاً از زمان شروع تا نهایی شدن قرارداد) باید ذکر شود که فروشنده با هیچ خریدار دیگری وارد مذاکره نخواهد شد. این امر به خریدار امکان می‌دهد تا تحقیقات لازم را به‌درستی انجام دهد، هزینه‌های موردنیاز را تأمین کرده و مراحل بستن قرارداد را نهایی کند.
